Afin de mettre en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie de vos salariés conforme au cadre légal, SECAB vous propose son coffre fort numérique qui vous permet de :
- Dématérialiser et archiver sur un coffre-fort employeur, les bulletins de paie et les documents RH des salariés.
- Distribuer en toute sécurité les bulletins de paie auprès des salariés grâce à un coffre-fort numérique, personnel, gratuit et disponible à vie.
Les fonctionnalités Clés de notre Coffre-fort :
Edoconnect
- Accès sécurisé et simplifié depuis Silae
- Validation automatique ou manuelle du publipostage
- Gestion de l’éditique
- Suivi des dépôts
- Gestion des droits d’accès à un dossier
- Mise à jour automatique des données du salarié
- Envoi automatique du mail d’activation du coffre-fort aux salariés
eDocPerso
- Accessibilité de la solution (web, Android, iOs)
- Connexion France Connect
- 10 Go de stockage pour les salariés
- Fonction de collecteurs et de partage de documents
- Fonction d’export et réversibilité
- Archivage des bulletins de paie pendant 50 ans
Quelles sont les obligations légales liées à la remise du bulletin ?
La remise doit être sécurisée pour protéger les données personnelles contenues dans le bulletin de salaire :
- Soit par un agent assermenté tel qu’un facteur
- Soit par un coffre-fort numérique conforme aux exigences réglementaires et normatives
- Tout en respectant le délai de conservation des documents, leur intégrité et leur accès dans la durée règlementaire.
Quels sont les risques encourus par un envoi des bulletins par email ?
La CNIL confirme qu’il ne faut pas transmettre des fichiers contenant des données personnelles en clair via des messageries grand public. https://www.cnil.fr/fr/securite-securiser-les-echanges-avec-dautres-organismes
Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu’aient été respectées les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende. Source : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037825509
Que dit la loi El Khomri sur la dématérialisation ?
Depuis le décret n° 2016-1762, les entreprises peuvent délivrer spontanément et simplement des bulletins de paie au format électronique, en respectant des modalités précises.
Les bénéfices de la dématérialisation du bulletin :
- Gain économique et de productivité grâce à une solution parfaitement intégrée à l’écosystème Silae
- Déploiement ultra rapide & aucun coût de mise en oeuvre
- Augmentation de la fidélisation client grâce à la digitalisation.
Afin de se conformer au règlement en vigueur, le cabinet ne sera à terme plus en mesure de vous fournir les informations sociales par mail.
Vous souhaitez faire appel à nos services pour cette nouvelle mission : nos équipes se tiennent à votre disposition, n’hésitez pas à contactez l’expert-comptable ou le responsable d’agence en charge de votre dossier.
La mise en place d’un DUERP est une opération délicate qui expose l’employeur à d’importantes sanctions. N’hésitez pas à contacter votre collaborateur SECAB afin qu’il vous accompagne dans la mise en œuvre de cette obligation !
